Resumen Archivo Permanente y Archivo Corriente
OBJETIVOS:
ARCHIVO PERMANENTE
·
Facilitar la preparación
de papeles de trabajo, especialmente para aquellas áreas que requieren la
referencia de documentos tales como contratos, dictámenes etc. que regulan operaciones
que se extienden a varios períodos.
ARCHIVO CORRIENTE
·
Facilitar la
administración de todos los documentos que sirvieron de evidencia, comunicación
e información durante la ejecución de la auditoría.
Creación y Actualización del Archivo Permanente
Definición
Es la recopilación y organización de documentos que contiene copias y
extractos de información de utilización continua o necesaria para futuras
auditorías.
Estos documentos, contienen información legal, reglamentaria,
organizativa, metodológica, contractual y otras, debidamente clasificada y
archivada, relativa a la entidad y sus operaciones, con vigencia de un año o
más, la cual es de interés y utilización continua para la planificación y
ejecución de las auditorías.
Procedimiento
De acuerdo a las Normas de Auditoría
Interna Gubernamental, durante el proceso de las auditorías los auditores están
obligados a crear o actualizar el archivo permanente, para lo cual se debe
utilizar el siguiente procedimiento:
1
Estructura
Para la creación del archivo permanente,
se debe tomar como referencia la siguiente estructura básica, la cual no es
limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido
final de cada archivo dependerá entre otros aspectos, de la naturaleza de la
entidad, sus operaciones y las necesidades de información de la Unidad de
Auditoría Interna.
Organización
del Archivo Corriente
Definición
Es un legajo que se organizará con los papeles de trabajo
elaborados y obtenidos en la última auditoría practicada, que tienen vigencia
de un año, y que sirvieron de evidencia en la comunicación de información
durante el proceso de ejecución del trabajo y como soporte del informe final de
la auditoría. El archivo corriente contiene toda la información recopilada
durante el desarrollo del trabajo de campo: las pruebas, análisis, gráficos,
muestras analizadas y los procedimientos utilizados, los cuales en su conjunto
y aplicándoles un sistema técnico de organización y referenciarían se
constituyen en la evidencia del examen de una unidad auditable
Procedimiento
El archivo corriente se debe estructurar
de la forma siguiente:
1 Estructura
La siguiente estructura básica, no es
limitativa, sino por el contrario, es indicativa, por lo tanto, el contenido
final de cada archivo dependerá entre
1.1) La estructura
básica del archivo corriente es la siguiente:
• Planificación
• Informe
• Acciones legales
• Administrativo
Acceso y utilización
El
archivo corriente es una de las principales fuentes de evidencia y de consulta
constante por parte de los auditores, durante la ejecución de la auditoría, por
lo tanto, su acceso o utilización debe estar normado, por el Director de
Auditoría Interna.
Identificación de la
información, análisis, clasificación y archivo
Este
proceso deberá delegarse a una persona de la Unidad de Auditoría Interna, quien
realizará sus actividades conforme a los procedimientos que establezca el Jefe
de la misma.
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