CLASE 4

PLANEACION DE LA AUDITORIA

La Planificación Especifica, es el desarrollo de una estrategia para la ejecución del trabajo de la Auditoría Interna Gubernamental, con el fin de asegurar que el auditor interno gubernamental cuente con un adecuado y oportuno conocimiento y comprensión de la entidad por auditar, lo cual permitirá evaluar el nivel de riesgo de la auditoría, así como determinar y programar la naturaleza, oportunidad y alcance de los procedimientos de auditoría a aplicar de acuerdo con las Normas de Auditoría Interna Gubernamental.

PROCEDIMIENTOS:

1.       Familiarización

2.      Evaluación Preliminar del Control Interno

3.       Memorando de Planificación

4.      Programas de Auditoría

1.    FAMILIARIZACIÓN

Comprende el conocimiento general de la entidad a auditar en cuanto a sus objetivos, su organización, sus actividades, sistemas de control e información y factores económicos, sociales y legales que la afectan. Para llevar a cabo esta actividad, se deben realizar los siguientes procedimientos:

Revisión del Archivo Permanente

Para familiarizarse con la organización, control interno, contratos, convenios, leyes, normas y reglamentos aplicables, que estén vigentes para el período a examinar.

Revisión del Archivo Corriente

Con el objeto de examinar el informe de la auditoría anterior, la hoja de pendientes, para evaluar y tomar en cuenta los hallazgos para definir los alcances de la auditoría que se está planificando.

Visita Preliminar

Se debe efectuar una visita preliminar a la entidad a auditar, con el objeto de solicitar información y documentación (financiera, legal, manuales, etc.) se debe hacer con personal responsable de las principales áreas de la entidad.

Programa para la Obtención de Información y Documentación

Se debe elaborar un programa que sirva de guía para asegurarse que se obtendrá la información y documentación necesaria, que servirá de base para la planificación.

Papeles de Trabajo

Para dejar constancia del trabajo efectuado en la visita preliminar, se deben elaborar papeles de trabajo de acuerdo a la metodología establecida.

2.    EVALUACIÓN PRELIMINAR DEL CONTROL INTERNO

Como resultado de la visita preliminar, y para establecer el grado de eficiencia y efectividad en la salvaguarda de los recursos de la entidad a auditar, la confiabilidad de la información financiera, técnica y administrativa, así como de los procesos operacionales a los cuales han sido sometidas las transacciones, se debe efectuar una revisión y análisis preliminar del control interno.

PROGRAMA DE AUDITORIA

El auditor debe evaluar los riesgos globales y luego desarrollar un programa de auditoria que consta de objetivos de control y procedimientos de auditoria que deben satisfacer esos objetivos.

En este mismo se encuentran los medios de evaluación, siendo los siguientes:

3.    MEMORANDO DE PLANIFICACION

En este documento se resume el resultado del proceso de la familiarización  y evaluación preliminar del control interno, definiendo los criterios a ser utilizados por el auditor interno gubernamental, que servirán de base para definir los antecedentes generales más importantes de la entidad a auditar,  aspectos legales, normativos y reglamentarios que le son aplicables, condiciones para efectuar la auditoría, objetivos, alcance del trabajo y la estimación de recursos y tiempo necesarios. 

El Memorando de Planificación, debe elaborarse  de acuerdo  a la siguiente estructura: 

4.3.1. Estructura

·         Carátula

·         Contenido

·         Antecedentes

·         Leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

·         Condiciones para efectuar la auditoría

·         Áreas Críticas y Evaluación de Factores de Riesgo

·         Objetivos

·         Alcance

·         Recursos

·         Criterio de Selección de Muestras

·         Informes que se presentarán

·         Cronograma de Actividades

REDACCIÓN DE OBJETIVOS

Definición:

Objetivo es la finalidad que motiva a la Contraloría General de Cuentas y a los  auditores gubernamentales a llevar a cabo una auditoría, para satisfacer diversas necesidades de información y control tanto internas como externas, sobre los programas, procesos y operaciones que ejecutan las entidades del sector público,  para lo cual es necesario definir una estrategia de trabajo que asegure alcanzar  las expectativas previstas.

Objetivo

Proporcionar la metodología mínima necesaria para que los Supervisores y  Encargados desarrollen los objetivos de las auditorías que han sido programadas en el PAA con base en el conocimiento, análisis y utilización de ciertas premisas  que permitan enfocar con claridad el trabajo a realizar, lo cual fundamenta la elaboración del Memorando de Planificación Específica y de los Programas de Auditoría.

Responsables

El Director de Auditoría Gubernamental

Es responsable de definir y redactar los objetivos generales y específicos bajo  los cuales se elabora el Plan Anual de Auditoría –PAA-, y de asegurarse que todo el personal comprenda el alcance de los mismos, para que exista relación entre estos y los objetivos específicos de cada auditoría.

Supervisores

Son responsables de apoyar a la identificación y redacción de los objetivos  específicos de cada auditoría y velar porque estos concuerden con los objetivos  generales definidos en el PAA.

Encargados

Son responsables de comprender los objetivos del PAA y sus alcances; lo cual les servirá de base para definir y redactar los objetivos específicos en la planificación específica de cada auditoría a realizar.

Procedimientos Generales

La definición de los objetivos que orientan el trabajo de las  auditorías, debe ser una sucesión de acciones que tienen como origen el conocimiento administrativo, financiero, legal, técnico y operativo de las entidades auditables, que los auditores gubernamentales deben conocer para que los objetivos sean identificados y redactados, de tal manera que cumplan el  precepto de orientar la ejecución del trabajo para evaluar en forma técnica y profesional las entidades del sector público y que los resultados de las auditorías sean de alta calidad profesional y de utilidad para beneficio del país.

Algunos aspectos administrativos, financieros, legales, técnicos y operativos que se deben conocer:

·         El Marco Conceptual y las Normas de Auditoría Gubernamental

·         El Marco Conceptual y las Normas de Control Interno

·         La Ley o Reglamento Orgánico Interno de la Entidad y demás leyes, normas, reglamentos y otros aspectos legales aplicables

·         El Presupuesto de Ingresos y Egresos de la Entidad

·         Estados Financieros

·         Manuales Administrativos, Financieros, Contables, Técnicos y Operativos

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Objetivos Generales

Conocido el marco de referencia anterior, se tienen los insumos necesarios para  ordenar los siguientes pasos que permitirán definir concretamente los objetivos generales y específicos en forma técnica, para esto se recurre a plantearse las  siguientes preguntas:

¿Qué debe hacerse?

Esta pregunta hace referencia a los tipos de auditoría o evaluaciones, que en  una entidad en particular, se va a practicar, por ejemplo: una auditoría financiera, operacional, examen especial, informática, de gestión, etc.

¿Con base en qué?

Se refiere a la información básica que  debe conocerse para concluir sobre la  viabilidad, necesidad y oportunidad de realizar los tipos de auditoría previstos.

Por ejemplo: Para realizar una auditoría de estados financieros, ésta es  posible solamente en entidades que su propia naturaleza les obliga a llevar  una contabilidad completa que produzca estados financieros, como son las  descentralizadas y autónomas, esto se confirma al conocer su Ley o Reglamento Orgánico, que define entre otros aspectos, la naturaleza de la  entidad su régimen administrativo y financiero y otra información útil. 

Para realizar una auditoría operacional, igualmente se debe conocer cuáles  son los diferentes procesos, estructuras y funciones que involucran, es así mismo importante conocer el monto de los recursos involucrados en dichos procesos, para seleccionar los más importantes o que representen mayor riesgo para la eficiente gestión institucional.

¿Para qué debe hacerse?

Esta pregunta es la clave para definir los objetivos, ya que debe responder  concretamente qué se pretende alcanzar con la práctica de cada auditoría, para ello es necesario hacer el análisis previo de la información que se ha  obtenido, según se comentó en los procedimientos generales, lo cual permitirá  visualizar en forma amplia el contexto en el que se desarrolla el proceso o la  actividad que se pretende evaluar.

Objetivos Específicos

Los objetivos específicos se derivan de los objetivos generales, por lo tanto debe tenerse especial cuidado que los mismos orienten las actividades particulares que deben realizarse para desarrollar en todas sus fases y alcances, el objetivo  general.

Para desarrollar satisfactoriamente estos objetivos, es necesario identificar los aspectos claves que definen el objetivo general, los cuales al ser analizados individualmente darán como resultado final dicho objetivo. En relación con el ejemplo anterior los aspectos claves a desarrollar son los siguientes:

·         La organización

·         Las funciones

·         Los controles internos

·         Los procedimientos

·         La eficiencia de las operaciones

·         La confiabilidad de la información

El proceso indicado para la redacción de los objetivos generales nuevamente se repite, adaptando cada paso a los componentes de los objetivos específicos.