CONTROL
INTERNO GUBERNAMENTAL
Definición
Es un proceso
efectuado por el cuerpo colegiado más alto (Consejo de administración,
Directorio, etcétera), la gerencia y por el personal de una entidad, diseñado
para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
institucionales, comprendidos en uno o más de los siguientes grupos:
Efectividad y eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la información
financiera y administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables.
El control interno
incluye: El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se
adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas
relacionadas con la previsión, seguimiento y control de las actividades
económicas y administrativas, la protección y conservación de los recursos
naturales y el medio ambiente en un ente público; medible tanto en lo relativo
a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los
funcionarios que intervienen en ellos.
Objetivos
Los objetivos del
control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las
distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a.
La
eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los recursos públicos.
b.
La
utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administración y
finanzas, diseñados para el control e información de los resultados de las
operaciones.
c.
La
utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la información que se
genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del Estado.
d.
Los
procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de su gestión.
e.
La
capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo inadecuado
de los recursos del Estado.
Alcance
El control interno es
institucional y diseñado en forma específica para cada ámbito
de especialización
funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional,
los sistemas
integrados generales y específicos, y todas las operaciones de los
entes que conforman
el sector público, independientemente de dónde éstas se
realicen y de quienes
intervengan.
Características
Un ambiente y
estructura de control interno sólido y efectivo, debe incluir criterios
específicos que se relacionan con:
a. Controles de la
legalidad, a través de los cuales sólo se autoricen e inicien operaciones
legítimas y apropiadas.
b. Controles de la
oportunidad, a través de los cuales las transacciones autorizadas se ejecuten y
se registren oportunamente como fueron autorizadas.
c. Controles
preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusión para cometer delitos
contra la administración pública.
d. Controles
gerenciales, por medio de los cuales se evalúe y mida la eficiencia,
efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles
operacionales, así como el costo frente al beneficio de los controles.
e. Controles
detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los riesgos de errores
e irregularidades en la ejecución o registro de las operaciones, y sirvan como
base de acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.
f. Controles
prácticos, que sólo se diseñen e implanten medidas de control que obedezcan a
un análisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la abundancia
de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.
g. Controles
funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los
procesos ya existentes, sino que más bien, sean complementarios y ágiles.
h. Controles
generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran todos
los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a
las necesidades.
i. Controles específicos,
son aquellos diseñados en el detalle necesario, para cubrir todos los ángulos
de la operación que se quiere controlar.
Limitaciones
La falta de
planificación e integración de esfuerzos en el diseño e implantación de
controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos
adicionales y disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.
La abundancia de
controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan serios indicios
de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los
servicios del Estado.
PRINCIPIOS DE CONTROL
INTERNO
Los Principios de
Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el
desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de
funcionamiento institucional, divididos, por su aplicación, en tres grandes
grupos:
1. Aplicables a la
estructura orgánica
La estructura
orgánica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la separación
de funciones y la asignación de responsabilidad y autoridad, para lo cual se
aplicarán los siguientes Principios de Control Interno:
a. Responsabilidad
delimitada
Permite fijar con
claridad el campo de acción de cada funcionario y la autoridad específica para
que pueda actuar dentro del ámbito de su competencia.
b. Separación de
funciones de carácter incompatible
Asegura que un mismo
servidor no realice todas las etapas de una operación, dentro de un mismo
proceso, por lo que se debe separar la autorización, el registro y la custodia
dentro de las operaciones administrativas y financieras, según sea el caso.
c. Instrucciones por
escrito
Las instrucciones por
escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por todos los servidores
gubernamentales, las órdenes y las políticas generales y específicas, dictados
por los distintos niveles jerárquicos, así como los procedimientos para
ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.
2. Aplicables a los
sistemas contables integrados
Todos los sistemas
integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control es para
salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables los
siguientes Principios de Control Interno:
a. Aplicación de
pruebas continúas de exactitud
La aplicación de
pruebas continúas de exactitud, independientemente de que estén incorporadas a
los sistemas integrados o no, permiten que los errores cometidos por otros
funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen medidas para corregirlos
y evitarlos.
b. Uso de numeración
en los documentos
El uso de numeración
consecutiva, para cada uno de los distintos formatos diseñados para el control
y registro de las operaciones, sea o no generados por el propio sistema
integrado de administración financiera, permite el control suficiente sobre la
emisión y uso de los mismos; además, sirven de respaldo de la operación, así
como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
c. Uso de dinero en
efectivo
La alta tecnología
actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite que los pagos
se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando los
servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago a
través de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los beneficiarios,
según las necesidades y facilidades del ente público.
Los únicos pagos en
efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia, se deberán realizar
a través de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y reposición.
d. Uso de cuentas de
control
La apertura de los
sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo suficientemente amplia para
facilitar el control de los distintos momentos de las operaciones, así como de
aquellos datos que, por sus características, no formen parte del sistema en sí;
por ejemplo: control de existencias, control de consumo de gasolina, control de
mantenimiento y otras operaciones; se deben diseñar los registros auxiliares
que sean necesarios para controlar e informar al nivel de detalle que la
operación requiera.
e. Depósitos
inmediatos e intactos
Según la tecnología
utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes ajenos al ente
beneficiario, quienes informan de la gestión y de las transferencias hacia la
Cuenta Única.
Se debe crear
mecanismo que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto de las
recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de
terceros, sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.
En los casos de
recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben ser depositados
en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo en
operaciones ordinarias.
f. Uso mínimo de
cuentas bancarias
La aplicación del
concepto de Cuenta Única dentro de los sistemas integrados de administración
financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando la
tecnología disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a través de
transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.
Sin embargo, en los
casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas exclusivamente
necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad de
fondos.
g. Uso de
dispositivos de seguridad
En los entes públicos
que dispongan de equipos informáticos, mecánicos o electrónicos, formando parte
de los sistemas integrados de administración financiera, deben crearse las
medidas de seguridad que garanticen un control adecuado del uso de esos equipos
en el proceso de las operaciones, así como para que permitan la posibilidad de
comprobación de las operaciones ejecutadas.
h. Uso de indicadores
de gestión
El uso de indicadores
de gestión que permitan medir el grado de control integral de las operaciones y
su avance tanto físico como financiero, debe formar parte de los sistemas
integrados, de tal manera que se puedan hacer análisis de la gestión que ayuden
a reorientar las acciones, en los casos específicos.
3. Aplicables a la
administración de personal
La Administración de
Personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus
responsabilidades, para lo cual se aplicarán los siguientes Principios de
Control Interno:
a. Selección de
personal capacitado
Permite que cada
puesto de trabajo disponga del servidor idóneo, seleccionado bajo criterios
técnicos que se relacionen con su especialización, el perfil del puesto y su
respectiva jerarquía, y dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades
administrativas encargadas de esta actividad, deberán coordinar con las
unidades solicitantes, para que el proceso de selección sea el más adecuado a
los intereses del ente público.
b. Capacitación
continúa
Todo ente público
deberá programar la capacitación de su personal en los distintos campos y
sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el
conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
Los entes públicos
deberán coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado de
Administración Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas Públicas
y la Contraloría General de Cuentas, para la programación de la capacitación de
su personal, en forma permanente, así como el seguimiento de la aplicación de
lo aprendido.
c. Vacaciones y
rotación de personal
Vacaciones y rotación
de personal, generan la especialización de otros servidores y motiva el
descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; además permite el
descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos.
Todos los entes
públicos, a través de las unidades administrativas respectivas, deben
planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, así como el
reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento de las
operaciones.
d. Cauciones (Pólizas
de seguro)
Cada ente público, especialmente
en las áreas que tienen que ver con el manejo y custodia de valores y bienes
del Estado, debe promover el uso de cauciones o pólizas de seguro contra
siniestros, de tal manera que se eviten pérdidas innecesarias, y se asegure la
recuperación del bien.
